איך להיות אפקטיבי

האם תהיתם אי פעם איך זה שיש אנשים שנראה שיש להם מספיק זמן לעשות את כל מה שהם רוצים, ואילו אחרים תמיד ממהרים ממשימה למשימה, ולעולם לא נראה שהם מסיימים כלום?

למרות שהאנשים הללו נראים לנו פעמים רבות כמי שניחנו בכוחות על, סביר הרבה יותר להניח שהם פשוט אפקטיביים יותר מאיתנו. כלומר, יודעים לעשות שימוש במשאבים ובזמן שעומד לרשותם בצורה מועילה יותר. החדשות המעודדות הן שמדובר במיומנות נרכשת שכל אחד מאיתנו יכול לאמץ ולשכלל. במאמר זה נסביר כמה מהעקרונות המרכזיים העומדים מאחורי ניהול זמן אפקטיבי והאופן בו תוכלו להטמיע אותם בחייכם.

אפקטיביות – קווים לדמותה

ניהול זמן אפקטיבי הוא תהליך התכנון והשליטה בכמות הזמן שברצוננו להשקיע בפעילויות ספציפיות. אפקטיביות מאפשרת לנו להספיק יותר בפרק זמן קצר יותר, להפחית מתחים ולחוות סיפוק והצלחה רבה יותר בכל תחומי החיים. למרבה הצער, ניהול זמן אפקטיבי הוא נושא שאנשים רבים נאבקים בו, בעוד שאחרים הם אלופי התפוקה. האינטרנט מלא בטיפים, טריקים ושיטות שמנסים לתת מענה הולם לשאלה: "איך להיות אפקטיבי?", אולם קשה להפריד את המוץ מן התבן, וכך אנו נותרים עם אסופה של מאמרים בנושא 'אפקטיביות' שאנחנו מתכננים לקרוא, וערימה של משימות אחרות בחיינו, שאינן מקבלות מענה ראוי. לכן בחרנו לרכז בשורות הבאות את עשרת הטכניקות המובילות לניהול עצמי אפקטיבי. שנתחיל?

טיפ מספר 1 – תכננו את היום מראש

תכנון הוא הכלי הראשון, הטוב ביותר והמוכח ביותר מבין הטכניקות השונות לניהול זמן אפקטיבי. ראשית, מפני שהוא עוזר לנו לארגן נכון את העבודה והמשימות שלנו. שנית, כי זה נותן לנו תמונת מצב מפורטת של כל הדברים שעלינו לעשות. אם תוכלו לתכנן את המשימות היומיות, השבועיות או החודשיות שלכם, מהר מאוד תגלו כי השאר כבר מגיע בקלות.

ישנן דרכים רבות לתכנן ולארגן את המטלות היומיומיות בצורה אפקטיבית, למשל:

• לוח שנה
• יומן אישי
• אפליקציות או פלטפורמות לניהול משימות
• רשימת מטלות
• תזכורות בנייד
• פתקיות דביקות
• פנקסים אישיים
• מחברת רשימות

כמובן, אלו רק כמה דוגמאות ואפשר לערבב ולשלב ביניהן על פי ההעדפה האישית. הרעיון הוא ליצור לעצמנו את הנוסחה שמתאימה לנו באופן פרטני, שתאפשר לנו לתכנן את יומנו מראש כדי לשלוט בניהול הזמן והמשאבים שלנו בצורה אפקטיבית. תכנון מאוד עוזר לנו להתמודד עם דחיינות. לצד התכנון חשוב גם להציב מטרות בצורה ברורה.

טיפ מספר 2 – צמצמו את ההתעסקות במיילים למינימום הנדרש

אנשים רבים מכלים את זמנם בבדיקת מיילים ומענה לדואר אלקטרוני. מדובר במשימה מכבידה, אף אחד לא אוהב את זה, ובכל זאת כולם עושים את זה. הסטטיסטיקה אומרת כי העובד הממוצע מבלה כ – 30 שעות בשבוע בבדיקת דוא"ל. חשבו על כל המשימות שיכולתם לבצע בפרק זמן כזה!

לכן אם ברצונכם להיות אפקטיביים יותר בעבודה, הגבילו את הזמן שאתם מקדישים לטיפול בהודעות דואר אלקטרוני למינימום ההכרחי. לצורך העניין, אם אתם נוהגים לבדוק מיילים בבוקר, ענו רק לאלה החשובים ביותר, שזקוקים לתשובה מיידית. השאירו את השאר להפסקות בין המשימות או עברו עליהן במרוכז בסוף היום. כמו כן, דאגו לסמן את ההודעות הפרסומיות בתור "ספאם" כדי שלא ימלאו את תיבת הדואר הנכנס שלכם.

במקום להתעסק בדברים לא חשובים, התעסקו בדברים שיעזרו לכם בהגשמת החלומות, והמטרות שלכם.

טיפ מספר 3 – גלו מתי התפוקה שלכם בשיאה

יש אנשים שהם טיפוסים של בוקר, מהסוג שמשכים קו, ואילו אחרים הם מה שנקרא ציפורי לילה. כולנו שונים ואוהבים לעבוד בחלקים שונים של היום… או בלילה. העניין הוא לזהות באילו שעות אתם בשיאכם ולהתכוונן לעבוד בשעות הללו. קומו מוקדם במיוחד אם אתם מבחינים שהפרודוקטיביות שלכם בשיאה דווקא בבוקר. לחילופין, תוכלו להישאר ערים בשעת לילה מאוחרת אם אתם מעדיפים לעבוד לאחר רדת החשיכה או בזמן שיש שקט סביבכם. אולם אל תכריחו את עצמכם לשנות את ההרגלים שלכם רק בגלל ששמעתם ממישהו אחר. זכרו כי מה שעובד עבור אנשים מסוימים, לא בהכרח יעבוד עבורכם באותו פרק זמן.

טיפ מספר 4 – אכלו את הצפרדע (במובן המטאפורי, כמובן)

מארק טוויין אמר, "אם התפקיד שלך הוא לאכול צפרדע, עדיף לעשות זאת דבר ראשון על הבוקר. ואם זה התפקיד שלך לאכול שתי צפרדעים, עדיף לאכול את הגדולה מביניהן הראשונה."

הציטוט מעורר התמיהה הזה בא לחדד את הנקודה שאפקטיביות מתחילה בתעדוף נכון של משימות. לכן יש לבצע תחילה את המשימות החשובות ביותר, ורק לאחר שסיימתם, לעבור למשימות הפחות רלוונטיות. זה יעזור לכם לארגן טוב יותר את רצף העבודה ולהיות אפקטיביים יותר.

טיפ מספר 5 – צאו להפסקות קבועות

עבודה ללא הפסקות עלולה לגרום לכם יותר נזק מתועלת. אנו זקוקים להפסקות כדי שהמוח שלנו יוכל להתרענן ואז להתמקד מחדש בעבודה. תוכלו להשתמש בטכניקת פומודורו – לקצוב את יום העבודה שלכם לפרקי זמן מוגדרים מראש (אינטרוולים) שבהם אתם עובדים ברצף ולאחר מכן נחים. קיימות אפליקציות ותוספים לדפדפנים שמאפשרים להפעיל טיימר כדי לעקוב אחר האינטרוולים שנועדו לעבודה והזמן המוקצב להפסקות התרעננות. ברגע שיצאתם להפסקה שלכם – כדאי לקום מהכסא ולהסתובב קצת. צאו לטיול רגלי קצר, התמתחו או הכינו כוס קפה. הרעיון הוא לקחת הפסקות כדי לחוש רעננים יותר ולשפר את התפוקה שלכם כשאתם עובדים. זכרו כי הפסקות הן מרכיב הכרחי וחיוני לפרודוקטיביות ולרווחה שלכם לטווח הארוך.

טיפ מספר 6 – הגדירו גבולות

לכל אחד יש את הגבולות שלו. אנחנו פשוט לא יכולים לעשות כל מה שאנשים רוצים שנעשה ולהספיק הכל, וזה ממש בסדר. אחרת נביא את עצמנו למצב של שחיקה וחרדה תמידית. לכן חשוב כל כך ללמוד להיות אסרטיביים ולומר "לא" כאשר אנשים רוצים להקצות לכם משימות נוספות שלא תוכלו לשלב במסגרת העבודה שהגדרתם לעצמכם. זכרו, אין שום דבר רע בסירוב לעשות דברים שאתם לא מסוגלים לעשות, כמו גם עם האצלת משימות.

טיפ מספר 7 – התמקדו והרחיקו מעצמכם הסחות דעת

התראות מהסמארטפון, הודעות קופצות, פייסבוק, דואר אלקטרוני, עמיתים לעבודה שכל הזמן מדברים איתכם. כל זה מרחיק את תשומת ליבכם מהמשימות הדחופות שעומדות בפניכם.

אולם ישנן דרכים רבות להישאר ממוקדים בביצוע משימה ולצמצם מגע עם גורמים מסיחים.
למשל אפשר לשים את הטלפון הנייד על מצב שקט, או להניח אותו בחדר אחר, לכבות התראות מדיה חברתית בנייד ובמחשב או לחסום אתרים שואבי זמן. אולם הדרך הטובה ביותר היא כמובן להחליט להתרכז ולעשות את מה שצריך לעשות ברצף. בנוסף, כדאי להגביל את הנוכחות שלכם במדיה החברתית למינימום כאשר אתם מנסים להתקדם בביצוע משימה חשובה, מכיוון שהיא גוזלת הרבה מהזמן שלנו ולא באמת מוסיפה ערך רב לחיינו.

טיפ מספר 8 – הציבו לעצמכם יעדים

הגדירו לעצמכם יעדים אם חשוב לכם לדעת כמה אתם מתקדמים ולאן אתם שואפים להגיע. יעדים הם חלק מהתהליך הארגוני והם חשובים ביותר לניהול זמן אפקטיבי. יעדים קובעים את הדרך שלנו להגיע להצלחה, המטרות, סדרי העדיפויות והחזון העיקריים שלנו כפרטים וכחלק מארגונים. בנוסף, הם גם מסייעים לנו לבצע דברים בצורה מהירה ויעילה יותר. על כך אנחנו מרחיבים במודל SMART

טיפ מספר 9 – די עם המולטיטאסקינג

בניגוד למה שמקובל לחשוב, ריבוי משימות פוגע במוחנו. כן כן, קראתם נכון.

כאשר אנו מנסים להשתלט על מספר משימות בבת זה מפחית באופן דרמטי את התפוקה שלנו. מחקר שנערך באוניברסיטת סטנפורד הראה כי כאשר ריבוי משימות מקשה עלינו להפריד בין עיקר ותפל וכתוצאה מכך – אנחנו מטפלים בכל משימה באופן איטי יותר ואפקטיבי הרבה פחות.

לכן עדיף לבצע משימה אחת בכל פעם כדי להישאר מרוכזים ואפקטיביים בעבודתכם.

טיפ מספר 10 – צרו לעצמכם שגרת בוקר בריאה

מכירים את השיר: "מה אתה עושה כשאתה קם בבוקר?" אז זה בסדר לעשות את אותם הדברים אבל לאט, כמאמר השיר. עם זאת, במידה והעיסוקים שלכם כוללים בילויים בפייסבוק, לא לזה התכוון המשורר. הרעיון הוא להקפיד על שגרת בוקר בריאה שתכין אתכם להמשך היום.
הדבר הראשון שתעשו בבוקר הוא זה שיקבע את הטון והתוצאות שתשיגו במהלך היום.
לכן נצלו את הזמן שעומד לרשותכם כשאתם מתעוררים לביצוע פעולות מועילות כמו פעילות גופנית, או אכילה של ארוחת בוקר בריאה, והשאירו את המדיה החברתית לסוף היום. שגרת בוקר טובה תכניס אתכם למצב הרוח שיאפשר לכם להיות אפקטיביים בזמן העבודה.

טיפ הזהב – לימדו כלים וטכניקות פרקטיות לאפקטיביות בסביבה מחזקת

אפקטיביות היא יכולת נלמדת! ובמהלך העשורים האחרונים פותחו מגוון טכניקות, כלים וגישות לשיפור האפקטיביות. אנחנו שמחים להיות חלק מהמערך הזה ולהציע קורסי NLP ברחבי הארץ כמו NLP בת"א, NLP בחיפה, NLP בירושלים ועוד. במסגרת הקורסים לומדים כלים לפיתוח עצמי, לתקשורת בין אישית, ביטחון עצמי ועוד. לא משנה אם תבחרו בנו או במוסד אחר, המסר אותו מסר: פתחו את יכולות האפקטיביות שלכם, והקיפו את עצמכם בקהילה של אנשים שגם רוצה להצליח ולהיות יותר טובים יחד איתכם.